אנחנו חיים בעידן בו ניהול מידע חכם הוא קריטי עבור ארגונים. היקף המידע בו נעשה שימוש הולך וגדל דרך קבע, ובה בעת מגוון הנתונים והדרכים השונות בהן יש לאפשר שימוש באותו מידע הופכים מורכבים יותר.
מגפת הקורונה האיצה את כל התהליכים מבוססי המידע: עבודה מהבית והצורך לשתף פעולה באופן מקוון מחייבים ארגונים יתר תשומת לב לאופן בו מנוהל המידע בארגון.
חשוב שתדעו שכיום ישנם כלים פורצי דרך לניהול מידע חכם, דוגמת פלטפורמת M-Files, המאפשרים להוסיף בקלות מידע למאגר מבלי להשקיע זמן נוסף לארגון הרשאות גישה, עדכון גורמים שונים על זמינות המידע החדש, מעקב אחר השימוש שנעשה באותו מידע חדש שהעליתם, ועוד.
מערכות ניהול מידע שמאפשרות הוספת מידע בשיטת “שגר ושכח” תורמות לייעול ומבטיחות שהמידע יהיה זמין לכל גורם, בתוך או מחוץ למשרד, כמו גם לחלוטין מוגן מפני גישה בלתי מורשית אליו.
המידע המוזן מנוהל אוטומטית
פלטפורמות שמאפשרות ניהול חכם של מידע מאפשרות, בין היתר, גם ניהול מידע בשיטת “שגר ושכח” – אתם מעלים את המידע אל המערכת – ומשם והלאה, היא דואגת לשלבי התייעלות בטיפול באותו מידע.
עבור מידע מסוגים שונים מוגדרים כללים שקובעים מי יוכל לגשת למסמכים ולנתונים הנאספים במאגרי המידע. בנוסף, ניתן ליצור התראות שנשלחות אוטומטית לכל גורם אותו אנו מעוניינים ליידע אודות תוספות רלוונטיות למאגר המידע. יתרונות נוספים לניהול מידע בשיטת “שגר ושכח” הם האפשרות לקבוע חלון זמן בו ניתן להשתמש במידע, מחיקה אוטומטית של נתונים (למשל כאשר מדובר במידע שהופך בלתי עדכני לאחר תקופה מסוימת), שינוי אוטומטי של אפשרויות הגישה והשימוש במידע (למשל הרחבה אוטומטית של הרשאות הגישה ככל שחולף הזמן והמידע הופך פחות רגיש) ועוד.
חיסכון בשעות עבודה בזכות ניהול אוטומטי של מידע
פלטפורמה חכמה לניהול מידע חוסכת שעות עבודה לא רק מכיוון שאיתור מסמכים ונתונים הופך פשוט יותר אלא גם בזכות העובדה שפעולות רבות במידע נעשות באופן אוטומטי. כך למשל מרגע שמידע נוסף למערכת כל הגורמים הרלוונטיים מעודכנים וכך נמנעות טעויות הנובעות משימוש במסמכים ונתונים שכבר אינם תקפים. ניצול תכונות שגר ושכח של פלטפורמות ניהול מידע חכמות מבטיח תמורה מקסימלית על השקעה במערכות IT. למעשה, לא ניתן להפיק את המרב מניהול מידע בענן ללא שמרחיבים ככל שניתן את היקף הפעולות האוטומטיות הנעשות בו.
