ניהול מסמכים יעיל תמיד היה חיוני לצרכי שמירה על תחרותיות. בעידן הדיגיטלי תמצאו המון אפשרויות חכמות לניהול מידע ומסמכים הנחוצים לבית העסק, מנהלים ובעלי עסקים שאינם משכילים לנצל פלטפורמות חכמות לניהול מסמכים (דוגמת M-Files למשל), עלולים למצוא עצמם בפער ניכר ממתחרים שבבית העסק שלהם כבר מוטמעות מערכות כאלה. לפניכם כמה דוגמאות שיסייעו לכם להבין עד כמה חשוב לצייד את בית העסק במערכת ניהול מסמכים חכמה ומותאמת לצרכיו הייחודיים.
ניהול ידע ומסמכים ועמידה בתקנים
כמעט כל בית עסק נדרש לפעול תוך מילוי מלא של דרישות תקנים מקומיים ובינלאומיים. כך למשל תקני ISO, תקנים של האיחוד האירופי, של מכון התקנים הישראלי, תקני איכות במדינות שונות אליהם בית העסק מייצא, דרישות איכות של הלקוחות ועוד. מערכת ניהול מסמכים חכמה מסייעת לעמוד בדרישות תקני איכות. תיעוד מדוקדק וגישה קלה ומהירה לכל מסמך המעיד על ביצוע פעולה כזו או אחרת הם הכרחיים ומערכת ניהול מסמכים מתקדמת נועדה, בין היתר, גם לשם כך.
ניהול ידע ומסמכים ואבטחת מידע
הצורך להגביל גישה לנתונים, מידע, דוחות, מסמכים וכד’ מוכר היטב לכל מנהל. מערכות חכמות לניהול מסמכים מספקות אמצעים שונים להגן על הנתונים שהמערכת נועדה להסדיר גישה אליכם.
אתגר אבטחת המידע הופך מורכב יותר בתוך משימת ניהול הידע בעידן בו יותר ויותר מסדי נתונים מאוכסנים בענן, דהיינו בשרתים ווירטואליים שאינם נמצאים פיזית בבית העסק. רק פלטפורמה שנבנית בהתאם למאפייני מחשוב ענן יכולה באמת לספק אבטחת מידע ברמה מספקת.
ניהול ידע ומסמכים ודרכים שונות לאיתור מידע ומסמכים
בעבר רק הקפדה מדוקדקת על שיטות תיוק יעילות אפשרה מציאת מסמכים ומידע כשיש בהם צורך. מערכת ניהול מסמכים מתקדמת מאפשרת חיפוש בשלל צורות וכך ניתן למצוא את המסמך או המידע הדרוש ביתר קלות.
ניהול ידע ומסמכים ושיפור שיתוף פעולה בין גורמים שונים בבית העסק ומחוצה לו
מסמכים ומידע הם חלק בלתי נפרד מהתנהלות כל בית עסק. ניהול מסמכים דיגיטלי חכם משפר את יכולת שיתוף הפעולה בזכות העובדה שגורמים שונים הנדרשים לפעול יחד יכולים למצוא ולהשתמש בקלות במסמכים ובמידע שהגישה אליהם מהירה ופשוטה.
ניהול ידע ומסמכים וניהול תהליכים חוצי ארגון
תיוק ושליפת המסמכים הינו הבסיס של מערכת ניהול מסמכים, ניהול התהליך וסבב האישורים אודות כל מסמך מביא להתייעלות של כלל הארגון בכך שהמידע מנוהל והתראות מתקבול בצורה מבוקרת מבלי שמשתמשים יצטרכו לבצע פעולה כזו או אחרת.
