בלוג הארגון הלומד >>

לתת לידע את הכבוד המגיע לו

המידע, על כל הפורמטים שלו, הוא נשמת החיים של העסק. עם זאת, זהו נכס שלעתים קרובות מנוהל בצורה גרועה, ולכן מספק פחות ערך מהפוטנציאל שלו. בואו נודה בזה. למידע יש ערך רק כאשר הוא מעודן ומשמש לצורך קבלת החלטות.

אז מדוע איננו מתייחסים למידע בכבוד הראוי לו?

יכולות להיות לכך סיבות רבות, אך אני מאמין שמדובר בעיקר בקלות גישה ושימוש. כדי לעזור לנו לקבל את ההחלטות הנכונות, עלינו לקבל גישה נוחה למידע הנכון, בזמן הנכון. בדרך זו אנו יכולים להשתמש במידע כדי לקבל החלטות חכמות יותר, מהירות ובטוחות יותר.
והמפתח לקלות גישה ושימוש?
התשובה הקצרה והמתוקה: ניהול מידע מושכל.

ניהול מידע חכם מאפשר להבדיל בין נתונים קריטיים עסקיים לבין נתונים מיותרים. זה מאפשר לך לחבר נתונים אוטומטית להקשר הנכון ולהוסיף תגי מטה-נתונים כדי להעשיר את התוכן עוד יותר. זה מאפשר לנהל מידע המאוחסן בכל מערכת או מאגר, בין אם זה במקום או בענן, וכל זאת מממשק משתמש אחד בלבד. ניתן לעשות זאת בעבודה מהמשרד, מהבית, מבית קפה אינטרנט, או מאתר לקוחות, או מכל מקום אחר שעובדיך עשויים לעבוד ממנו. וזה מאפשר לך להפוך את תהליכי העבודה והתהליכים הקשורים למידע זה לאוטומטי. יתרה מכך, הוא עושה את כל זה באופן אוטומטי. לפתע, כאוס תוכן הופך לבאר מידע מאורגן ומנוהל היטב.
התמורה לעסק שלך היא שתזכה ביתרון תחרותי. אתה יודע מתי ואיך להגיב, ואפילו להיות יזום. תוכלו לספק שירות לקוחות טוב יותר עם מידע עדכני הזמין לכל חברי הצוות. כל זה רלוונטי עוד יותר בסביבת העבודה הגמישה של ימינו כאשר עובדים, לקוחות ושותפים עסקיים עשויים לעבוד בכל מקום, אפילו באזורי זמן שונים. גישה מיידית וקלה לנתונים רלוונטיים ונכונים היא פתאום שוברת העסקה.

נתחיל בהשערה ששמרת את המסמכים שלך ומידע אחר בתיקיות רשת. כמות הנתונים גדלה עם השנים … יכולות להיות בקלות מיליוני מסמכים המאוחסנים באותן תיקיות, עם כפילויות וגרסאות שונות של אותו תוכן, מה שמעוות כל רעיון ראשוני של מבנה הגיוני כדי למצוא את המסמך הנכון בדיוק ובמהירות.
כדי להבין את הכאוס הזה ואת הגרסאות הרבות של אותו מסמך, תחילה תוכל לחבר קבצי M – אפילו כאשר הם מאוחסנים בענן – ותיקיות הרשת המקומיות שלך, או כל ארכיון אחר שבו אתה משתמש, כגון מקומי או SharePoint מבוסס ענן. לאחר מכן, תוכל לאפשר ל- M-Files Discovery לסרוק את התיקיות ולזהות דפוסים וצורות מידע מסוימות – כמו מידע המאפשר זיהוי אישי (PII) – ולהרים אותן כדי לבחון מקרוב. בדרך זו, גיליתם מידע קריטי וניתן לפעולה ותוכלו להתמקד בו במקום לנסות לנווט בין כל הנתונים המיותרים, המיושנים או הטריוויאליים .(ROT) המאוחסנים כדי למצוא את מה שאתם צריכים
כלים חכמים של M-Files יכולים להוסיף תגים רבים כדי לסווג ולתאר את התוכן כך שניתן יהיה לגשת אליו ולנהל אותו בקלות גם בעתיד. ניתן להקצות למסמך גם תהליכי עבודה אוטומטיים בכדי לוודא שהוא מטופל על פי הנחיות החברה ובהתאם לתהליכים העסקיים שלך. לכל אחד – כלומר לכל מי שאמור – תהיה גישה לאותו מסמך בהקשר שלהם, כך שמציאת המידע תהפוך לאינטואיטיבית. זיהוי כפילויות אוטומטי יבטיח שלא תגמור בטעות את אותו המסמך שעמיתך כבר שמר, אלא שתמשיך להשתמש בגרסה הנפוצה האחת…

 

איפה כל המידע הזה פוגש את הארגון שלכם?

צרו קשר עכשיו ונברר

לתיאום פגישת ייעוץ וקבלת מידע נוסף ניתן ליצור קשר