ניהול מסמכים במשרדי עו"ד

 

ניהול מסמכים דיגיטלי ברשויות אכיפת החוק ומשרדי עו"ד - מדוע כדאי?

 

יש פתרון לניהול הניירת הבלתי נגמרת! M-Files היא מערכת לניהול מידע דיגיטלי המצליחה בעשרות מדינות, והופכת את ניהול המסמכים ברשויות אכיפת החוק ומשרדי עו"ד למשימה פשוטה מאי פעם.

 

גלגלי הבירוקרטיה אולי עובדים לאט, אך מייצרים כמויות בלתי נגמרות של ניירת - דיגיטלית ופיזית. כך תעשה מערכת M-Files סדר וארגון גם במסמכים שלכם:

 

מהם יתרונות המערכת עבור רשויות אכיפת החוק ומשרדי עו"ד?

 

חיסכון בזמן - כל תיק, תצהיר או חוזה יכול להכיל אינספור מסמכים נלווים שאת אחד מהם אתם בדיוק הרגע צריכים. M-Files מאפשר לכם לוותר על החיפוש הממושך בתיקיות ולשלוף כל מסמך תוך שניות. קטלוג המסמך לפי סוג לקוח, נושא, תיק, אזור ובכל דרך אחרת מאפשרת אחסון המסמכים במקום אחד - הכספת של M-Files ושליפתם בקלות מתי שצריך.

 

סדר וארגון - במיוחד כאשר מספר גורמים עובדים על אותו תיק או פרויקט, עשויות להיווצר גרסאות שונות של אותו המסמך ע"י אנשים שונים. כדי למנוע בלבול מיותר, מציגה המערכת את הגרסה העדכנית ביותר של כל קובץ וגם גרסאות ישנות יותר (במידה וקיימות כאלה).

 

גישה בטוחה למידע - בשל רגישות המידע שצוברים משרדי עו"ד ורשויות אכיפת החוק יש צורך במנגנון ניהול הרשאות מתקדם. המערכת של M-Files לניהול מסמכים ומידע דיגיטלי מאפשרת גישה לכל מסמך ומסמך רק לגורמים המורשים לכך.

באפשרות מנהל המערכת להעניק הרשאות ליחידים או לקבוצת משתמשים, ולקבוע איזה מידע יהיה גלוי לאילו משתמשים. המערכת מאפשרת לקבוע אילו מסמכים לקריאה בלבד, איזה יהיו ברי עריכה ותומכת גם ב Active Directory של מיקרוסופט. על מנת לאכוף שימוש תקין במידע, מנוהל יומן רישום המבצע מעקב אחר כל פעילות המתבצעת במסמכים.

 

גישה למידע מכל מקום - גישה למידע מכל מקום (גם ללא חיבור אינטרנט זמין) מתוך הכונן הווירטואלי של M-Files, בין אם אתם נמצאים בבית הלקוח או בית משפט.

 

ניהול תהליכים אוטומטי - גלגלי הבירוקרטיה אמנם עובדים לאט, אבל זה לא אומר שאי אפשר לזרז אותם... המערכת מייעלת באופן דרמטי את משך הביצוע של תהליכי עבודה, באמצעות ניהול תהליכים אוטומטיים כגון מעבר על חוזים, ביצוע פעולות בתיקים ועוד. כך למשל ניתן לקבוע שחוזים הנוצרים ע"י אחד מעובדי המשרד מועברים לאישור עו"ד המוסמך לכך, או שסריקת מסמכים הרלוונטיים לתיק מסוים יקושרו אליו באופן אוטומטי.

 

פתרון כולל לניהול מסמכים דיגיטלי - המערכת מנהלת ביעילות מרבית כל סוג של מידע הקשור להתנהלות של משרדי עריכת דין ורשויות אכיפת החוק, לרבות חוזים, תצהירים, טפסים, תיקי בית משפט ועוד. M-Files מנהלת ביעילות גם תכתובות במייל, מסמכי וורד וגם מסמכי נייר אשר נסרקים והופכים למסמכים ברי חיפוש באמצעות מנגנון OCR לזיהוי תווים אופטי.

 

ניהול מסמכים חכם ב ADMS Solutions

 

כמות המסמכים הרבה לצד רגישות המידע הופכים את ה M-Files לפתרון האולטימטיבי עבור משרדי עו"ד ורשויות אכיפת החוק. עם גישה מאובטחת ומציאת כל מידע בקלות, אפילו גלגלי הבירוקרטיה ינועו מהר יותר. יתרונות התוכנה משתלבים עם ניסיון רב שנים של חברת ADMS Solutions בהטמעת פתרונות חכמים לניהול מידע בארגונים, מבניית אינדקס מותאם אישית ועד לסריקת מסמכים ושירותי OCR.

 

רוצים לעשות חוק וסדר במידע הרב?

 

לקבלת ייעוץ חינם ולהדגמת המערכת צרו קשר עכשיו!