ניהול מסמכים M-Files

 

ניהול מידע בסביבה מרובת משתמשים אינו משימה פשוטה, במיוחד כאשר כמויות המידע בארגון הולכות ותופחות: מחקרים מלמדים שעובדים מבזבזים 16% (!) מזמנם בחיפוש מידע - מדובר בכשלושה ימי עבודה בחודש, ובלמעלה מחודש עבודה בשנה.מדוע זה קורה ומה הפתרון?

 

ניהול מסמכים, מה הבעיה?

 

שמירת קובץ וורד נראית כמו משימה פשוטה למדי. העניינים מתחילים להסתבך כאשר צריך לשמור את אותו הקובץ במספר מקומות: למשל חשבונית אפשר לשמור בתיקיית הוצאות ובתיקייה של הספק עצמו. עם הזמן נוספות למסמכים גרסאות שונות הנוצרות על ידי משתמשים שונים, ופזורות באינספור תיקיות בארגון. איך מוצאים את המידע המבוקש בתוך אנדרלמוסיית המידע? ולא פחות חשוב - כיצד מונעים שימוש בגרסה לא מעודכנת של אחד הקבצים? אם בעבר היה נהוג לומר שידע הוא כוח, כיום ניהול המידע הוא המפתח לגידול משמעותי ביעילות הארגון. מה תקבלו מאיתנו?

 

M-Files - הדור הבא של ניהול מסמכים בארגונים

 

ארגונים רבים כבר הבינו את התרומה של מערכת לניהול מסמכים לייעול תהליכים בארגון. ADMS גאה להציג את אחד הפתרונות המובילים לניהול מסמכים בעולם: M-Files, הזוכה להצלחה אדירה ומשרתת נאמנה 15 אלף לקוחות ב 80 מדינות שונות. יתרונה הגדול של M-Files הוא בפשטות: בעוד מערכות יקרות ומסורבלות מחייבות תחזוקה של אנשי IT, מערכת M-Files מצוידת בממשק אינטואיטיבי ופשוט לשימוש - מבלי לוותר על התכונות החשובות ביותר בניהול מסמכים.

 

לא משנים סדרי עולם, משתלבים בהם

 

אחת הבעיות העיקריות של מערכות ניהול מסמכים היא הצורך לשנות את הרגלי העבודה של המשתמשים, מה שדורש הדרכה וזמן הסתגלות יקר. M-Files ,לעומת זאת, אינה מצריכה כל שינוי בצורת העבודה - זו המערכת היחידה לניהול מסמכים המתממשקת באופן מלא עם מערכת ההפעלה של Windows. כך למשל הסייר של Windows, המציג את כונני המחשב בצורה המוכרת לכולנו, מציג גם את הכונן הווירטואלי הייחודי של M-Files. מה זה נותן?

הגישה לקבצים הארגוניים מתבצעת בדיוק כמו לכל תיקייה סטנדרטית ב-Windows: שליטה מלאה ופשוטה במערכת הכוללת פתיחת קבצים, שמירה, גרירה שלהם מתיקייה לתיקייה - והכול תוך שימוש בכלים המוכרים והידועים של Windows. מערכת M-Files מתממשקת באופן מלא גם לאופיס של Windows, ומאפשרת לתייק מיילים בתוך המערכת (עם או בלי קבצים מצורפים).

ומה לגבי מסמכי הנייר? סריקת המסמכים ישירות לתוך המערכת הופכת אותם לחלק מניהול המסמכים החכם.

 

גישה מהירה מכל מקום

 

החיפוש החכם של M-Files יחסוך לארגון זמן יקר באמצעות חיפוש מילות מפתח במסד הנתונים - במקום לבצע חיפוש ארוך ומסורבל באינספור תיקיות. המערכת מאפשרת גם גישה לאותו הקובץ מתיקיות שונות, מבלי ליצור מספר עותקים שלו. את פעולות החיפוש השונות אפשר לבצע מתוך הכונן הווירטואלי או באמצעות ממשק אינטרנטי, המספק גישה נוחה למידע מכל מקום ובכל רגע נתון.

 

שליטה מלאה

 

יצירת "מסמכים חיים" שומרת את הגרסאות השונות של כל מסמך ומאפשרת גישה אליהם, הצגת מידע לגבי זהות המשתמשים שביצעו שינויים, ציון הזמן בו הם בוצעו וההערות שהשאירו. בסביבה מרובת משתמשים טעויות יכולות לקרות, לכן, יצירת מסמכים חיים תבטיח שאף מידע חיוני לא ילך לאיבוד בעקבות שינויים לא רצויים. בנוסף, אפשרות ה check-in / check-out מאפשרת לאדם אחד בלבד בכל פעם לערוך מסמך, ומונעת התנגשויות לא רצויות. מעבר לכל אלו, מערכת ניהול הרשאות מאפשרת לכל משתמש גישה למסמכים הרלוונטיים אליו בלבד.

 

התאמה מלאה לצרכים שלכם

 

אחד היתרונות הגדולים של המערכת טמון ביכולת להתאים את עצמה לצרכים של הארגון ולא להיפך, בזכות ההתממשקות עם תוכנות CRM שונות ועם מערכת ההפעלה של Windows. כדי להטמיע את המערכת האופן מושלם בארגון שלכם, נוכל לבצע התאמות נוספות שישפרו ביצועים: אפיון צרכי הארגון לצורך תיוק, ושליפה מהירה מתמיד של המידע המבוקש.

הניסיון של ADMS בהטמעת פתרונות לניהול מסמכים בארגונים יאפשר לכם ליהנות מכל היתרונות של M-Files ואפילו יותר. כדי לאפשר נוחות מרבית, אנחנו מציעים גרסה מלאה בעברית כולל יישור לימין.

 

להדגמת מערכת M-FILES - צור קשר עכשיו!