ניהול מסמכים בחברות תכנון ובניה

 

ניהול מסמכים דיגיטלי בחברות תכנון ובנייה - מדוע כדאי?


M-Files היא מערכת לניהול מסמכים דיגיטלי הנמצאת בשימוש נרחב של חברות תכנון ובנייה מסביב לעולם. ניהול יעיל של מסמכים מסוגים שונים כגון סקיצות ותכניות מתאר לצד קבצי CAD ו DWG מוביל לחיסכון משמעותי בזמן ובכסף.


בשנים האחרונות מפות ושרטוטי נייר גדולי ממדים מפנים את מקומם (תרתי משמע) לקבצים דיגיטליים דוגמת קבצי CAD ו DWG . אך למרות החיסכון במקום, שאלה אחת עדיין נותרה פתוחה: איך מוצאים את השרטוט הנכון, בזמן ובמקום הנכון (למשל בסיור באתר הלקוח)? את התשובה מספקת מערכת ה M-Files - מהפתרונות המובילים בעולם לניהול מסמכים דיגיטלי הזוכה להצלחה ב 90 מדינות, באמצעות מתן מענה המותאם במיוחד לצרכים של חברות בנייה, ארכיטקטים ומהנדסים.

 

כיצד ה M-Files יקדם את הארגון שלך?

 

ניהול מסמכים דיגיטלי באמצעות מערכת ה M-Files טומן בחובו מספר יתרונות משמעותיים עבור הארגון:

 

ניהול כל המסמכים במקום אחד - ה M-Files מנהל את כל סוגי המסמכים הכרוכים בפעילות השוטפת של חברות תכנון ובנייה: מפות, גרמושקות, סקיצות, תכניות מתאר ועוד. המערכת תומכת בכל סוגי הקבצים השונים לרבות קבצי CAD, DWG ואימיילים. המערכת מנהלת בקלות גם מסמכי נייר, אותם אפשר לסרוק בלחיצת כפתור לתוך המערכת. מנגנון OCR מובנה לזיהוי תווים אופטי יהפוך את הדף הסרוק למסמך בר חיפוש, כמו כל מסמך דיגיטלי אחר.

 

חיסכון בזמן ובטעויות - במיוחד כאשר מדובר בסקיצות ותכניות העוברות הרבה שינויים, מציאת המסמך העדכני ביותר הינה פעולה חיונית המונעת טעויות גורליות. לשם כך מערכת ה M-Files תספק גישה מידית לגרסה העדכנית ביותר של הקובץ, ותציג בפניך את כל הגרסאות האחרות.

המערכת שומרת גם את היסטוריות השינויים ומציגה אותה - יתרון משמעותי במיוחד כאשר פותחים קבצי CAD גדולים. בנוסף, כדי למנוע התנגשויות של מידע, בזמן שמשתמש פותח מסמך המערכת מונעת מאחרים לבצע בו שינויים.

 

מציאת מסמכים בקלות - מרגע שהמסמך נקלט במערכת, הוא מקוטלג לפי קריטריונים שקבעתם מראש: שם הלקוח, אזור, סוג המבנה, סוג המסמך ועוד. כך תוכל לשלוף אותו במהירות מתוך הכספת של M-Files, ותחסוך את הנבירה המייגעת באינספור תיקיות.

 

גישה נוחה למידע, בכל מקום ובכל זמן - באמצעות הכונן הווירטואלי של המערכת מתאפשרת גישה למסמכים מאתר הלקוח, גם כאשר אין חיבור זמין לרשת האינטרנט. הגישה למסמכים מתבצעת בצורה מאובטחת עפ"י הרשאות השימוש של המשתמש.

 

יעילות שיא בניהול תהליכים - המערכת מובילה להתייעלות משמעותית באמצעות אוטומציה של תהליכים רבי משתתפים, כגון אישור מסמכים ע"י המהנדס ובקשות לביצוע שינויים בתכניות קיימות. באמצעות הגדרת תהליכי עבודה אוטומטיים מועבר המסמך הרצוי לאישור הגורמים המתאימים, תוך עדכון הגורמים הרלוונטיים בסיום המשימה. בדרך זו מונע ניהול תהליכים אוטומטי עיכובים מיותרים ותורם לסיום המשימה במהירות האפשרית.

 

התממשקות עם אוטוקאד - ה M-Files מותאמת לצרכים הייחודיים של חברות תכנון ובנייה, בין היתר באמצעות התממשקות עם אוטוקאד, היכולת לבצע חיפוש בקבצי DWG והאפשרות להזין פרטי זיהוי מתוך המערכת לשרטוטים באוטוקאד (למשל השם של המהנדס הממונה).

 

ניהול מסמכים דיגיטלי ב ADMS Solutions


מערכת ה M-Files מספקת פתרון כולל לניהול מסמכים דיגיטלי, המקנה לחברות תכנון ובנייה חיסכון מרבי בזמן ויעילות מרבית בניהול תהליכים מורכבים. הצטרפו לאלפי ארגונים בארץ ובעולם שכבר נהנים מיתרונות התוכנה.

 

בנייה נכונה מתחילה בניהול יעיל של מידע!


צרו קשר להדגמת המערכת ולקבלת ייעוץ חינם