ניהול מסמכים בחברות תרופות ומדעי החיים

 

ניהול מסמכים דיגיטלי בחברות תרופות ומדעי החיים - מדוע כדאי?


חברות תרופות ומדעי החיים שומרות על סטנדרטים גבוהים באמצעות מערכת M-Files לניהול מסמכים דיגיטלי. המערכת עטורת הפרסים משפרת את הפרודוקטיביות של ארגונים בעשרות מדינות מסביב לגלובוס.

 

יכולת דיוק מרבית וביצוע בקרה על תהליכים מורכבים הם שניים מהמפתחות החשובים ביותר להצלחה של חברות תרופות ומדעי החיים. לצרכים אלו ועוד נועדה M-Files, מערכת לניהול מסמכים דיגיטלי המותאמת לפעילותן של חברות תרופות, ביוטכנולוגיה ויצרניות ציוד רפואי.

 

מהם יתרונות המערכת עבור חברות תרופות ומדעי החיים?

 

תאימות לסטנדרטים ותקנות מחמירים - M-Files מסייעת לארגון לעמוד בסטנדרטים ותקנות מחמירים בזכות מערכת לניהול רשומות אלקטרוניות וחתימות דיגיטליות, המספקת מעקב מפורט על כל פעולה שמתבצעת במסמכים.

 

ניהול תהליכים - המערכת מאפשרת ניהול קל ונוח של בקרת Good Manufacturing Process באמצעות ניהול מספרי אצווה, דוחות מעבדה ומסמכים רפואיים לצד קבצי פרויקטים ומפרטים. ניהול מסמכים דיגיטלי מאפשר לאכוף את הפרוצדורות המקובלות לרבות Corrective and Preventative Actions (CAPA) ו Standard Operating Procedures (SOP).

 

ניהול רשומות חכם - המערכת מאפשרת לנהל ולעקוב אחר המסמכים האלקטרונים משלב יצירתם, אחזקתם ועד למחיקתם מהמערכת - כולל הגדרה פשוטה של תהליכים הקשורים לכל אחת מהפעולות האלו.

 

שליפה מהירה של מסמכים - מרגע שהקובץ נקלט במערכת, הוא מקוטלג לפי מאפיינים כגון סוג הפרויקט, סוג המסמך, תאריך או כל מאפיין אחר. בדרך זו נחסך החיפוש הארוך באינספור תיקיות ומציאת המסמך הרצוי מתבצעת תוך שניות.

 

סדר וארגון - גרסאות מרובות של אותו המסמך עלולות להוביל לגרסה לא מעודכנת שלו. כדי לצמצם את הטעויות האפשריות עד למינימום, מספקת המערכת גישה מידית לכל הגרסאות של הקובץ, ובראשם הגרסה העדכנית ביותר. בנוסף, על מנת לאפשר עבודה מסודרת ולמנוע התנגשויות מידע, המערכת מאפשרת בכל רגע נתון רק למשתמש אחד לערוך את הקובץ.

 

העלאת הפרודוקטיביות - מערכת M-Files תורמת לקיצור הזמן הדרוש להפצת המוצר תוך צמצום הטעויות עד למינימום, באמצעות ניהול תהליכים אוטומטי - מתהליכים פשוטים ועד תהליכים מורכבים ומרובי משתתפים. הגדרה פשוטה של תהליכי עבודה מאפשרת בין היתר לנתב את המסמכים הרלוונטיים לגורמים המתאימים, למסור מסמכים לאישור, ליצור משימות ולעדכן את המשתתפים בקצב ההתקדמות שלהן.

 

אבטחת מידע - המערכת מספקת גישה מאובטחת למידע רק לגורמים המורשים לכך, ותומכת ב Active Directory של Windows. לצורך ביצוע בקרה המערכת מנטרת כל שימוש שנעשה במסמכים.

 

פתרון כולל לניהול מסמכים דיגיטלי - מערכת M-Files יכולה לנהל כל סוג של מסמך דיגיטלי, ממסמכים ייעודיים המשמשים לתפעול השוטף כגון דוחות מעבדה, ועד לתכתובות מיילים ומסמכי וורד. באמצעות סריקת מסמכים מנייר והמרתם לקבצים דיגיטליים, המערכת מספקת פתרון פשוט גם למסמכים מנייר: מנגנון OCR מובנה לזיהוי תווים אופטי הופך את דף הנייר הסרוק למסמך דיגיטלי בר חיפוש.

 

ניהול מסמכים דיגיטלי ב ADMS Solutions - מדוע כדאי?

 

בעולם הדורש דיוק תהליכי, M-Files מספקת לחברות תרופות ומדעי החיים את היכולת לעמוד בתקנים מחמירים ולשפר את איכות התוצרים. המקצוענות של חברת  ADMS Solutions בהטמעת פתרונות ניהול מידע חכמים תוביל לשיפור ביצועים גם בארגון שלכם.

 

הצטרפו לאלפי חברות ברחבי העולם שכבר נהנות מניהול מסמכים חכם!

 

צרו קשר לייעוץ חינם ולהדגמת מערכת ה M-Files