ניהול מסמכים במגזר העיסקי

 

ניהול מסמכים דיגיטלי לעסקים - מדוע כדאי?

 

M-Files הוא אחד הפתרונות המובילים בעולם ליצירת משרד ללא נייר, התורם לשיפור ביצועים באמצעות הגדלת הפרודוקטיביות, לצד חיסכון במקום ובזמן.

 

בכל ארגון, מקטן עד גדול, שעות רבות הולכות לאיבוד בחיפוש אחר מידע: מחקרים מעידים על מאות שעות מבוזבזות מידי שנה! היכולת למצוא את המידע הרצוי בקלות ובמהירות היא אחד המפתחות החשובים ביותר לניצול מרבי של המשאבים העומדים לרשותכם. בדיוק לשם כך מספקת מערכת M-Files פתרון מתקדם ובר השגה לניהול מידע חכם בארגון.

 

מהם היתרונות של מערכת M-Files עבור העסק שלך?

 

שימוש קל ונוח - בשונה ממערכות מסורבלות אחרות לניהול מידע דיגיטלי, ה M-Files מספק גישה פשוטה במיוחד למידע באמצעות הממשק המוכר והידוע של Windows. במקום לשנות את הרגלי השימוש הקיימים - המערכת מאפשרת שמירה, פתיחה ואחסון מסמכים בדיוק כפי שאנחנו רגילים. השימוש האינטואיטיבי במערכת חוסך את הצורך בשעות הדרכה מרובות.

 

חיסכון בזמן ובמשאבים -M-Files חוסכת את השעות המבוזבזות על חיפוש המסמך הרצוי בתוך ים של מידע. קטלוג המידע לפי סוג המוצר, סוג הלקוח, תאריך או כל קריטריון אחר מאפשר שליפה מהירה שלו בעת הצורך. הגמישות בארגון המידע מאפשרת לקטלג כל סוג של קובץ בדרך הנוחה ביותר לארגון. בנוסף, אין צורך ללכת לאיבוד בתוך מבוך של תיקיות: כל המסמכים מאוחסנים במקום אחד - בכספת של המערכת, ונשלפים תוך שניות.

 

הגדלת הפרודוקטיביות - ניהול תהליכים אוטומטיים כגון עיבוד חשבוניות מאפשר לייעל תהליכים מסורבלים ולהגביר את הפרודוקטיביות. פעולות כגון סריקת מסמכים, תיוג וניתוב מסמכים לגורמים הרלוונטיים מתבצעות באופן אוטומטי וחוסכות זמן רב.

 

גישה מאובטחת - מערכת לניהול הרשאות מספקת גישה למסמך רק לגורמים המורשים לכך. ניתן לספק גישה לאנשים בודדים או לקבוצת משתמשים, כמו למשל מחלקת משאבי אנוש, הנהלה, אנשי המכירות וכדומה. המערכת לניהול ההרשאות מאפשרת גם לקבוע את אופן הגישה למידע: כך למשל אפשר לקבוע שקבצים מסוימים יהיו גלויים רק לאנשים מסוימים, ניתנים לקריאה בלבד או ברי עריכה. בזכות התמיכה ב Active Directory של Windows מתאפשר שימוש בקבוצות משתמשים קיימות.

 

גישה למידע מכל מקום ובכל רגע - הכונן הווירטואלי של M-Files מספק גישה מרחוק למידע גם כאשר אתם לא נמצאים במשרד, וגם כאשר אין חיבור אינטרנט זמין.

 

תמיכה במסמכים מכל סוג - מערכת M-Files מאפשרת ניהול מסמכים מסוגים שונים לרבות חשבוניות, הזמנות, תקציבים, מסמכים שיווקיים ועוד. מעבר למסמכים ייעודיים, המערכת תומכת במסמכים סטנדרטים כגון תכתובות מיילים. בנוסף, סריקת מסמכים מנייר והפיכתם לקבצים דיגיטליים באמצעות מנגנון OCR מובנה הופכת גם אותם לברי חיפוש וניהול.

 

ניהול מסמכים דיגיטלי ב ADMS Solutions

 

מערכת M-Files מאפשרת לארגון ליהנות מהיתרונות הרבים של משרד ללא נייר, בזכות ניצול מרבי של המשאבים העומדים לרשותו. נשמח לסייע לשיפור הפרודוקטיביות של הארגון באמצעות התאמת המערכת לצרכים הייחודיים שלכם. לשם כך נעמיד לרשותכם ניסיון רב שנים ושורה של פתרונות נוספים לניהול מידע חכם בארגונים.

 


הצטרפו לאלפי ארגונים שכבר נהנים משיפור ביצועים !!!

 

 

לקבלת ייעוץ חינם והדגמת המערכת צרו קשר עכשיו!