ניהול מסמכים במגזר הפיננסי

 

 

ניהול מסמכים דיגיטלי במגזר הפיננסי - מדוע כדאי?

 

התפקוד השוטף של חברות במגזר הפיננסי מתבסס על עיבוד אינספור נתונים. M-Files, מהפתרונות המובילים בעולם לניהול מסמכים דיגיטלי, יאפשר לארגון לנהל את המידע בקלות באמצעות חיסכון במקום, זמן וטעויות מיותרות.

 

מחקרים מלמדים כי עובדים בארגון מבזבזים מידי שנה חודש שלם של עבודה על חיפוש מידע. כמה זמן הולך לאיבוד אצלך בארגון כדי לאתר מסמכים? הצורך לנהל פעילות פיננסית המורכבת מאלפים רבים של מסמכים גוזל זמן רב, בין אם מדובר במשרד רואי חשבון, בנק או סוכנות ביטוח. מערכת ה M-Files עושה סדר בנתונים וחוסכת לארגון משאבים יקרים.

 

 

מהם היתרונות של M-Files עבור הארגון שלך?

 

חיסכון משמעותי בזמן - מערכת M-Files שמה קץ לחיפוש המסורבל בתוך אלפי מסמכים, ומאפשרת לך למצוא את המידע המבוקש תוך שניות. במקום ללכת לאיבוד בתוך מבוך של תיקיות, הופכת שליפתו לקלה מאי פעם באמצעות קטלוג כל מסמך לפי סוג לקוח, סוג המסמך, תאריך או כל תיוג אחר. ואם יש מספר גרסאות לאותו המסמך?

 

סדר וארגון - לעיתים קרובות עובדים שונים יוצרים גרסאות מרובות של אותו הקובץ. כדי למנוע טעויות מיותרות, M-Files מציג את כל הגרסאות של הקובץ ובראשן את הגרסה העדכנית ביותר.

 

חיסכון מקום - הפעילות של חברות במגזר הפיננסי כרוכה בעיבוד מסמכי נייר רבים, שגם להם מספקת מערכת M-Files מענה. באמצעות הסורקים הקיימים כיום בכל ארגון, מתבצעת בלחיצת כפתור סריקת מסמכים לתוך הכספת של המערכת. מנגנון OCR (זיהוי תווים אופטי) מובנה יהפוך את דף הנייר למסמך דיגיטלי בר חיפוש שאפשר לנהל ולאתר בקלות.

 

ניהול תהליכים אוטומטי - M-Files תומך באוטומציה מלאה של תהליכים עסקיים פשוטים ומורכבים כאחד. כך למשל אפשר לקבוע שסוג מסוים של מסמכים (כגון דוחות) יועברו באופן אוטומטי לאישור הגורמים המתאימים הארגון. בדרך זו יהיה אפשר להניע את גלגלי הבירוקרטיה מהר הרבה יותר ולחסוך זמן ניכר.

 

התאמה לדרישות הרגולציה - רגישות המידע וחשיבותו הגבוהה מצריכים עמידה בנהלים ותקנות הקבועות בחוק. מערכת M-Files תומכת ביכולתן של חברות המשתייכות למגזר הפיננסי לעמוד בדרישות הרגולציה, באמצעות גישה מאובטחת למידע, ניטור ובקרה של הגישה אליו, גיבוי המידע ועוד. המערכת תומכת בכל סוגי המסמכים הדרושים, לרבות חשבוניות, קבלות, דוחות ועוד.

 

ניהול מסמכים דיגיטלי ב ADMS Solutions

 

ההבטחה של מערכת M-Files לניהול מסמכים החוסך משאבים רבים לחברות במגזר הפיננסי מתממשת מידי יום בעשרות מדינות מסביב לעולם. אנחנו בחברת ADMS Solutions נשמח לייעץ כיצד להפיק מהמערכת יותר ולהתאים אותך לצרכים הייחודיים של הארגון שלכם.

 

הצטרפו לתכנית החיסכון הכי משתלמת שיש !!!

 

לקבלת ייעוץ חינם ולהדגמה של המערכת צרו קשר עכשיו!