ניהול מסמכים

 ניהול מסמכים ב ADMS Solutions

 

אנחנו ב ADMS Solutions שמחים להעמיד לרשותכם את M-Files, אחת ממערכות לניהול מסמכים המובילות בעולם. M-Files מהווה פתרון אחד מתוך סל הפתרונות שנשמח להציע לכם כדי לנהל את המידע בארגון בצורה יעילה ומהירה יותר.

ל M-Files מגוון תכונות שיעשו את החיים שלכם הרבה יותר יעילים ופשוטים, כגון כונן וירטואלי ייחודי, התממשקות למערכת ההפעלה של Windows, גיבוי, ניהול הרשאות ועוד. רוצים לקבל מידע נוסף על המערכת? לחצו כאן כדי לצפות ביתרונות נוספים של ניהול מסמכים במערכת M-Files .

 

 

ניהול מסמכים - כך זה עובד

 

החדשות הטובות: כל ארגון מנהל מסמכים - השאלה היא עד כמה זה יעיל... ניהול מסמכים בארגונים מתחלק למספר סוגים:

ארכיון נייר - הארכיב המסורתי מכיל מסמכי נייר שתופסים מקום רב, מתבלים וגוזלים זמן בכל פעם שרוצים לתייק או לשלוף אותם. השימוש בארכיון הנייר הולך ומצטמק בעשורים האחרונים, בין היתר בעקבות יצירת מסמכים דיגיטליים במעבדי תמלילים וסריקת ארכיוני הנייר לתוך ארכיונים דיגיטליים מתקדמים

ארכיון דיגיטלי - העברת אלפי מסמכי הנייר לפלטפורמה דיגיטלית, החוסכת שטח אחסון יקר ומאפשרת תיוק ושליפת מסמכים בלחיצת כפתור. הארכיון הדיגיטלי התפתח הרבה בזכות היכולת להמיר מסמכי נייר לפורמט דיגיטלי באמצעות סריקת מסמכים. ארגונים רבים פתחו את שעריהם לארכיון הדיגיטלי, בזכות יכולותיו לחסוך במשאבים, לבצע גיבוי של המידע, האפשרות לנהל הרשאות ועוד. לצד היתרונות הברורים, לתחזוקת ארכיון דיגיטלי יש גם חסרונות: הצטברות מסמכי הנייר בארגון מצריכה אחת לתקופה לבצע סריקה מרוכזת שלהם - אופרציה מורכבת ולא זולה.

 

כיצד נהנה מיתרונותיו של הארכיון הדיגיטלי מבלי להתפשר על החסרונות שלו?

 

ניהול מסמכים - המילה האחרונה בניהול המידע

 

ניהול מסמכים צובר תאוצה בארגונים רבים בארץ ובעולם, ולא בכדי. מערכות מתקדמות לניהול מסמכים מהוות קפיצת מדרגה בתחום ניהול המידע, בשל היכולת לבצע סריקת מסמכים לתוך המערכת תוך כדי עבודה - מבלי להזדקק לסריקה שלהם באופן מיוחד.

איך זה עובד? סריקת מסמכי נייר באמצעות סורק סטנדרטי המצוי בכל ארגון תשמור את המסמך ישירות בתוך המערכת. מרגע הפיכתו של המסמך לדיגיטלי, השמיים הם הגבול: נוכל לשלוף מסמכים במהירות באמצעות מנוע חיפוש מתקדם, נחסוך במקום ונהנה מיתרון משמעותי נוסף...

 

ניהול מסמכים - כיצד נמנע כפילויות?

 

כל ארגון מכיר מקרוב את בעיית התפוצצות המידע: שמירה של קבצי אופיס כל אחד יכול לבצע בכל מקום - וזו בדיוק הבעיה. מסמכים כפולים רבים מציפים את התיקיות הארגוניות, גורמות לעומס מיותר על המערכת והכי גרוע - לאפשרות סבירה ביותר שנעשה שימוש באחת הגרסאות הלא מעודכנות של הקובץ. כאשר משתמשים רבים שומרים כל כך הרבה גרסאות במיקומים שונים, המידע הרצוי הופך למצרך מבוקש. מערכת ניהול מסמכים חכמה מונעת את התנגשויות המידע באמצעות מנגנון המנהל את כל המסמכים במקום אחד. דוגמא למערכת כזו היא M-Files, המאפשרת חיפוש מהיר של מידע לפי מילות מפתח. הגעה לקובץ המבוקש תציג את כל הגרסאות שלו, כך שתוכלו לדעת באופן מידי מהי הגרסה הכי מעודכנת.

 

 

 

 

להדגמת המערכת עכשיו - צור קשר!